Visualisierung via Kanban-Board

Visualisierung via Kanban-Board

Ein neuer Gestaltungstrend zieht sich durch diverse Bürokomplexe. Wände, teilweise auch Fenster, sind mit vielen bunten Medienkarten tapeziert. Zugegeben, auf die Idee Fenster zum Aufhängen solcher Karten zu verwenden, muss man erstmal kommen. Aber wir befinden uns ja in der IT oder zumindest IT-nah. „Klischee bestätigt“, möchte man sagen.

Doch hinter diesem Trend steckt wesentlich mehr, als lediglich eine Raumdekoration. Dieser Trend ist vielmehr eine Methode der agilen Arbeitsweise – die Visualisierung.

Auch wenn diese neu dekorierten Wände innovativ und modern anmuten, das Mittel der Visualisierung ist längst ein alter Hut. Gerade in der Produktion ist Visualisierung weit verbreitet. Ampeln, die alle Mitarbeiter über den momentanen Status des Produktionsbandes informieren. Schilder, die aufzeigen, bei welchem Kollegen die Produktion gerade stoppt, so dass andere Kollegen unterstützen können. Dies sind nur wenige Beispiele von Visualisierung, wie sie bereits in der Produktion seit Jahren etabliert ist. Unter anderem eine der Säulen des Lean-Management-Ansatzes, welcher bereits Mitte des 20. Jahrhunderts bei Toyota seinen Ursprung hat.

Ziel der Visualisierung ist es den Arbeitsfluss sichtbar zu machen. Mitarbeiter in agilen Teams oder Projekten fühlen sich einem gemeinsamen Ziel verpflichtet und vereinen sich hinter dem Teamgedanken. Dies kann ein erheblicher Unterschied zu Teams sein, die aus einer Ansammlung von Einzelkämpfern bestehen, welche nur organisatorisch bedingt zusammengelegt wurden. Ohne gemeinsames Ziel oder ein Teamverständnis aufzubauen.

Wenn Teammitglieder nach einem gemeinsamen Ziel streben, dann ist es notwendig zu wissen, wer an welchen Themen arbeitet, damit das gemeinsame Ziel möglichst effektiv und effizient erreicht werden kann. Einerseits um sich bei Bedarf zu unterstützen, andererseits um die Gesamtmenge an Themen steuern zu können. Man könnte solche Teams auch als kleine Produktionsschiene betrachten. Denn in der Tat ist diese Vorgehensweise stark an die einer Fabrik angelehnt. Der signifikanteste Unterschied ist lediglich die Charakteristik der einzelnen Themen. Während in einer Fabrik hochgradig standardisierte Tätigkeiten zu verrichten sind, sind außerhalb einer Fabrik oftmals neue, innovative Themen zur bearbeiten.

Die eingangs erwähnten Medienkarten stellen eine Methode der Visualisierung dar. Das sogenannte Kanban-Board. Unter einem Kanban-Board kann man sich eine Tabelle vorstellen, in der einzelne Arbeitsaufgaben getrackt werden. Diese Aufgaben durchlaufen dabei in der Regel verschiedene Status. Grundsätzlich kann die Anzahl an Status beliebig nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Empfehlenswert ist die Verwendung von mindestens folgenden vier Status:

  • Backlog Sammler für alle Aufgaben, die abzuarbeiten sind, aber noch nicht bearbeitet werden
  • WIP (Work in progress) Sammler für Aufgaben, die gerade durch die Team-Mitglieder bearbeitet werden
  • Waiting for Sammler für Aufgaben, die gerade auf die Zuarbeit einer weiteren Person warten und erst dann weiterbearbeitet werden können
  • Done Sammler für Aufgaben, die abgeschlossen wurden

Je nach Organisation kann die Verwendung eines solchen Boards unterschiedlichen Prämissen unterliegen. So ist es bspw. in der Software-Entwicklung verbreitet, dass ein Teammitglied nicht für mehr als zwei Aufgaben gleichzeitig im Status „WIP“ verantwortlich sein darf.

In Zeiten, in denen dezentrale Teams nicht selten sind, kann auch auf digitale Lösungen zurückgegriffen werden. Bspw. mit „Trello“ und „Planner“ können solche Kanban-Boards digital verwendet werden. Letztlich gilt es bei der Auswahl einer physischen oder digitalen Alternative, wie immer in der agilen Welt, sich an den Bedürfnissen des Teams zu orientieren.

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